Termos de Uso do Ploomo
1. O que é o Ploomo
O Ploomo é a plataforma interna de gestão da PLOOM CONTI LTDA ("Ploom Conti"), CNPJ 38.235.186/0001-30, com sede na Rua Euclides Miragaia, 660, Centro, São José dos Campos/SP. Ele reúne cadastro de clientes, tarefas, controle fiscal e contábil, financeiro, comunicação interna e portal de recebimento de documentos.
2. Quem pode usar
O acesso é restrito a pessoas autorizadas pela Ploom Conti: funcionários, sócios e prestadores de serviço com contrato vigente. Cada pessoa recebe um login individual e intransferível. Clientes da Ploom Conti acessam somente o portal de documentos, por link enviado pelo escritório, sem login.
3. Conta e senha
3.1. O login é pessoal. Não compartilhe sua senha, não use a conta de outra pessoa e não deixe a sessão aberta em computador compartilhado. A sessão encerra sozinha após 45 minutos sem uso.
3.2. A senha deve ter ao menos 10 caracteres. Se suspeitar que ela foi exposta, troque na hora e avise um administrador.
3.3. Tudo o que for feito com o seu login será atribuído a você: conclusão de tarefas, mensagens, alterações em cadastros, envios de e-mail e WhatsApp em nome do escritório.
4. Uso permitido
4.1. Use o Ploomo apenas para o trabalho da Ploom Conti e dos seus clientes.
4.2. É proibido: copiar, exportar ou compartilhar dados de clientes fora das rotinas de trabalho; enviar dados a terceiros não autorizados; usar as senhas de sistemas de clientes (ERP, prefeitura, portais) para qualquer fim que não seja a prestação do serviço contratado; tentar acessar funções ou dados que o seu nível de permissão não libera; tentar burlar controles de segurança.
4.3. As credenciais de clientes guardadas no Ploomo são informação confidencial. O acesso a elas é registrado e limitado por permissão.
5. Comunicação interna
O chat do Ploomo é ferramenta de trabalho. As mensagens ficam guardadas e podem ser lidas por administradores em caso de apuração de incidente, auditoria ou exigência legal. Mensagens podem ser editadas pelo autor por 30 minutos e excluídas apenas por administradores.
6. Envios em nome do escritório
E-mails, mensagens de WhatsApp e documentos enviados pelo Ploomo saem em nome da Ploom Conti. Confira destinatário, conteúdo e anexos antes de enviar. Os envios ficam registrados com data, hora, destinatário e status de entrega.
7. Portal de documentos (clientes)
O link do portal é individual por solicitação e dá acesso apenas aos itens daquela solicitação. Os arquivos enviados são recebidos pela equipe responsável e ficam armazenados de forma privada. O cliente não deve compartilhar o link com terceiros.
8. Propriedade e disponibilidade
O Ploomo, sua marca, seu código e suas telas pertencem à Ploom Conti. A plataforma pode ficar indisponível para manutenção; avisaremos com antecedência sempre que possível. Os dados são copiados automaticamente todos os dias e guardados por 30 dias.
9. Descumprimento
O uso indevido pode resultar em suspensão ou cancelamento do acesso, medidas disciplinares e responsabilização nos termos da lei e do contrato de trabalho ou de prestação de serviços.
10. Alterações
Estes termos podem ser atualizados. Quando isso acontecer, o Ploomo pedirá um novo aceite no próximo acesso. A versão vigente fica sempre disponível nesta página.
11. Contato
Dúvidas sobre estes termos: juridico@ploomconti.com.br.
Política de Privacidade do Ploomo
1. Quem trata os dados
PLOOM CONTI LTDA, CNPJ 38.235.186/0001-30, Rua Euclides Miragaia, 660, Centro, São José dos Campos/SP, é a controladora dos dados pessoais tratados no Ploomo. Encarregado de dados (DPO): Departamento Jurídico, contato juridico@ploomconti.com.br.
2. De quem são os dados
- Usuários do Ploomo: funcionários, sócios e prestadores da Ploom Conti.
- Clientes: as empresas atendidas e as pessoas ligadas a elas (sócios, responsáveis, contatos).
- Terceiros mencionados em documentos enviados pelos clientes (por exemplo, funcionários das empresas clientes nos arquivos de folha).
3. Quais dados tratamos e para quê
3.1. Usuários do Ploomo
| Dados | Finalidade |
|---|---|
| Nome, e-mail, cargo, departamento, gestor, data de admissão, foto de perfil | Identificação, controle de acesso e organização do trabalho |
| Registros de uso: tarefas concluídas, alterações feitas, envios realizados, data e hora, endereço IP nas chamadas de serviço | Segurança, auditoria, atribuição de responsabilidade e limite de uso abusivo |
| Mensagens do chat interno e anexos | Comunicação de trabalho |
| Feedbacks trimestrais, planos de desenvolvimento (PDI) e avaliações de desempenho | Gestão de pessoas, com acesso restrito ao gestor direto e à administração |
3.2. Clientes e pessoas ligadas a eles
| Dados | Finalidade |
|---|---|
| Razão social, CNPJ, endereço, regime tributário, CNAEs, situação cadastral, sócios e responsáveis, telefones e e-mails de contato | Prestação dos serviços contábeis, fiscais e de departamento pessoal contratados |
| Credenciais de acesso a sistemas do cliente (ERP, prefeitura, Simples Nacional, portais governamentais) | Execução das rotinas contratadas em nome do cliente. Guardadas de forma separada, com acesso restrito por permissão e registrado |
| Documentos fiscais, contábeis e de pessoal (notas, XML, extratos, guias, SPED, arquivos enviados pelo portal) | Escrituração, apuração de impostos, cumprimento de obrigações acessórias |
| Informações financeiras do relacionamento (honorários, faturas, inadimplência) | Gestão comercial e financeira do contrato |
| Registro de e-mails e mensagens enviados ao cliente, incluindo confirmação de entrega e de abertura de e-mail | Comprovação de comunicação de prazos e obrigações |
3.3. Base legal. O tratamento se apoia principalmente em: execução de contrato (art. 7º, V), cumprimento de obrigação legal e regulatória (art. 7º, II) e legítimo interesse (art. 7º, IX) para segurança da plataforma e gestão interna. Dados de funcionários dos clientes chegam ao escritório para cumprir obrigações legais do empregador.
4. Com quem os dados são compartilhados
Só com fornecedores necessários para o serviço funcionar, na condição de operadores, e com órgãos públicos quando a lei exige (Receita Federal, prefeituras, eSocial e afins).
| Fornecedor | Para quê | Onde |
|---|---|---|
| Supabase | Banco de dados, autenticação, arquivos e funções da plataforma | São Paulo, Brasil |
| Netlify | Hospedagem do site do Ploomo (só os arquivos do sistema, sem dados de clientes) | Estados Unidos |
| Resend e Locaweb | Envio de e-mails e confirmação de entrega | Estados Unidos e Brasil |
| Digisac | Envio de mensagens de WhatsApp | Brasil |
| SIEG | Captura de documentos fiscais eletrônicos (XML) | Brasil |
| Bom Controle | Sistema de gestão financeira do escritório | Brasil |
| Groq | Análises automáticas por inteligência artificial (fechamentos financeiros, enquadramento de CNAEs, apoio à redação de avaliações de desempenho). Enviamos apenas os dados necessários para cada análise e o fornecedor não os usa para treinar modelos, conforme os termos dele | Estados Unidos |
| BrasilAPI, CNPJá e IBGE | Consulta de dados públicos de CNPJ e localidades | Brasil |
Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade.
5. Transferência internacional
Alguns fornecedores ficam nos Estados Unidos. A transferência é feita com base em cláusulas contratuais do fornecedor e limitada ao necessário, nos termos do art. 33 da LGPD.
6. Por quanto tempo guardamos
- Dados de clientes: durante o contrato e por 5 anos após o encerramento, prazo de guarda de documentos contábeis e fiscais, salvo prazo legal maior.
- Dados de usuários: durante o vínculo e pelos prazos trabalhistas e legais aplicáveis.
- Cópias de segurança: 30 dias.
- Registros de segurança (acessos, IP, limite de uso): até 1 ano.
- Mensagens do chat: enquanto o canal existir ou até exclusão por administrador.
7. Como protegemos
Acesso por login individual e senha mínima de 10 caracteres; permissões por nível e por departamento aplicadas no servidor; credenciais de clientes separadas do cadastro comum e entregues só a quem tem permissão; comunicação cifrada (HTTPS) e banco cifrado em repouso; sessão encerrada por inatividade; limite de chamadas para evitar abuso; registro das ações; cópias de segurança diárias. Nenhum sistema é imune a incidentes; se ocorrer um que possa causar risco relevante, comunicaremos os afetados e a ANPD conforme a lei.
8. Seus direitos
Qualquer titular pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário; portabilidade; informação sobre compartilhamentos; e revisão de decisões automatizadas. As análises por inteligência artificial do Ploomo são apoio ao trabalho humano e não decidem nada sozinhas. Pedidos: juridico@ploomconti.com.br. Respondemos em até 15 dias.
9. Cookies e rastreamento
O Ploomo usa apenas armazenamento local do navegador para manter a sessão e preferências de tela. Não usa cookies de publicidade nem ferramentas de análise de terceiros. Os e-mails automáticos ao cliente contêm um marcador que registra a abertura, usado apenas para comprovar a comunicação de prazos.
10. Portal de documentos
O portal recebe apenas os arquivos enviados. Não pede nome, e-mail ou senha. O link é individual e vinculado à solicitação. Os arquivos ficam em área privada, acessível apenas à equipe responsável.
11. Alterações
Esta política pode ser atualizada. A versão vigente fica nesta página, com a data de vigência. Mudanças relevantes serão comunicadas aos usuários no próximo acesso.